Préparer l'entrée
Quels types d'établissements sont concernés ?
Le Compagnon s'adresse aux établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS) et aux
résidences seniors :
- EHPAD : Établissement d'hébergement pour personnes âgées
dépendantes ;
- USLD : Unité de soins de longue durée ;
- RA : Résidence autonomie ;
- RSS : Résidence services seniors ;
- RS : Résidence seniors ;
- MAS : Maison d'accueil spécialisée ;
- FAM : Foyer d'accueil médicalisé ;
- IME : Institut médico-éducatif ;
- ITEP : Institut thérapeutique, éducatif et pédagogique ;
- MECS : Maison d'enfants à caractère social ;
- FV : Foyer de vie ;
- et les autres ESMS.
Votre établissement n'est pas dans cette liste ? Contactez-nous.
Comment préparer l'entrée d'un proche en EHPAD, en résidence seniors ou en ESMS ?
Pour préparer une admission, plusieurs chantiers se mènent en parallèle :
- préparer la personne à son nouveau lieu de vie ;
- réunir les pièces du dossier administratif ;
- signer le contrat de séjour et ses annexes.
Découvrir l'établissement en amont, connaître les équipes et savoir comment se déroulera le
premier jour aident beaucoup à apaiser cette période.
Le Compagnon Linestie rassemble ces étapes dans un parcours unique,
que le résident ou le proche suit à son rythme.
Comment simplifier le dossier d'admission en maison de retraite, en résidence seniors ou en ESMS ?
La difficulté tient moins au nombre de pièces qu'à leur circulation : documents
incomplets, allers-retours par courrier ou par email, relances téléphoniques. Quatre pratiques
simplifient nettement le dossier :
- une liste claire des pièces attendues, communiquée dès le départ ;
- un espace unique où la famille dépose les pièces et voit ce qui reste à fournir ;
- une validation au fil de l'eau par l'établissement, avec le motif quand une pièce doit être
renvoyée ;
- un tableau de bord clair du statut de chaque dossier en cours.
Est-ce que le Compagnon est un livret d'accueil numérique ?
Partiellement. Votre livret d'accueil est mis à disposition des familles ou des futurs
résidents en ligne, ce qui le rend consultable avant l'arrivée. Le Compagnon apporte une section
Découverte de l'établissement dont la lecture est adaptée à l'écran : elle se lit bien sur
mobile, avec un texte qui se réorganise, une navigation par rubriques et une recherche.
Dans le Compagnon, il s'accompagne d'un mot de la direction, d'une visite de l'établissement en
photos guidées, du trombinoscope des équipes, des réponses aux questions pratiques et d'une liste
de ce qu'il faut prévoir pour le jour J.
Dématérialiser l'admission
Comment digitaliser les admissions en EHPAD, en résidence seniors ou en ESMS ?
Digitaliser l'admission ne veut pas dire tout réinventer. Il s'agit de remplacer les échanges
papier et les relances par un parcours en ligne : la famille dépose les pièces, signe à
distance et suit l'avancement ; l'établissement voit d'un coup d'œil les dossiers à traiter.
Un point de vigilance est l'adoption par les familles ou les futurs résidents, souvent âgés ou
peu à l'aise avec le numérique : l'outil est conçu pour être accessible (texte lisible et
agrandissable, contrastes suffisants, boutons larges adaptés au tactile, navigation possible au
clavier, consignes et messages d'erreur en langage clair), sans application à installer, avec des
écrans simples.
Il est bien sûr possible de ne pas utiliser le Compagnon auprès des
familles et de continuer avec votre process papier actuel. Dans ce cas, le Compagnon apporte à la
personne en charge de l'admission un tableau de bord d'avancement clair et centralisé.
Peut-on remplacer le dossier papier d'admission en EHPAD, en résidence seniors ou en ESMS ?
Oui, pour l'essentiel. Les justificatifs peuvent être transmis sous forme numérique, et un
contrat signé électroniquement a la même valeur juridique qu'un contrat papier, dès lors que le
procédé permet d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité du document (articles 1366 et
1367 du Code civil).
Le passage au numérique doit toutefois rester un choix : une famille qui préfère le papier
doit pouvoir continuer à le faire.
La signature électronique est-elle valable pour le contrat de séjour ou de résidence ?
Oui. Le contrat de séjour (ou contrat de résidence) et ses annexes peuvent être signés
électroniquement, à condition d'utiliser un service de signature qui identifie le signataire et
garantit que le document n'a pas été modifié. Pour la famille, cela évite un déplacement ou un
envoi postal ; pour l'établissement, cela accélère le retour des documents signés.
Dans le Compagnon, la signature est assurée par un tiers de confiance certifié
eIDAS : les documents sont présentés pré-remplis et signés à distance, depuis un
ordinateur.
Quelle différence entre ViaTrajectoire, le dossier unique d'admission et un outil de préparation de l'entrée ?
Le dossier unique (formulaire Cerfa 14732) et ViaTrajectoire servent à demander une
place : la famille constitue une demande, souvent adressée à plusieurs établissements. Une
fois l'admission en cours d'étude dans un établissement, commence une autre étape : réunir
les pièces administratives, préparer l'arrivée.
C'est sur cette seconde étape qu'intervient le Compagnon : il
prend le relais de la demande d'admission, sans la remplacer. Une passerelle d'interopérabilité
avec ViaTrajectoire est prévue début 2027.
Établissements : temps, données et conformité
Comment réduire la charge administrative des admissions ?
Beaucoup de temps se perd en relances et en vérifications : pièces manquantes, documents
illisibles, signatures en attente. Un outil de suivi partagé avec la famille réduit ces
allers-retours : chaque dossier affiche son statut, les relances partent automatiquement et
les pièces sont validées ou renvoyées avec un motif, sans appel téléphonique.
La personne chargée des admissions peut alors consacrer davantage de temps à l'accueil des
familles.
Quelles données peut-on demander aux familles avant l'entrée, au regard du RGPD ?
Le référentiel de la CNIL pour les établissements sociaux et médico-sociaux encadre ces
traitements : ne collecter que les données nécessaires à l'accueil, informer clairement la
famille, limiter la durée de conservation et réaliser une analyse d'impact (AIPD). Les données de
santé, comme le niveau d'autonomie, imposent un hébergement certifié HDS.
L'établissement reste responsable du traitement ; Linestie agit comme sous-traitant. Dans
le Compagnon, les questionnaires ne conditionnent pas l'examen de la demande, et
l'établissement garde la main sur les durées de conservation : les documents à conserver le
sont dans son propre système, selon ses obligations.
Comment faire découvrir l'établissement avant l'entrée ?
Tous les futurs résidents et leurs proches ne peuvent pas visiter les lieux avant l'arrivée.
Une visite en photos commentées, la présentation des équipes et des réponses aux questions
pratiques permettent de se projeter et de poser moins de questions le jour J.
Comment faciliter vos audits qualité et vos évaluations HAS ?
Lors d'une évaluation par la HAS ou d'un audit qualité, l'établissement doit pouvoir montrer
comment il informe les familles, recueille leurs pièces et protège leurs données. Le Compagnon
aide à étayer ce dossier de preuve : il l'alimente, sans remplacer vos procédures ni votre
démarche qualité.
Le Compagnon apporte :
- la preuve d'une bonne information des familles : livret d'accueil, présentation de l'établissement et documents mis à disposition en ligne avant l'arrivée ;
- un parcours d'admission tracé : pièces demandées, déposées et validées, avec leurs dates, pour chaque dossier ;
- des documents signés électroniquement, conservés avec leur preuve de signature ;
- le respect du cycle de vie des données : des durées de conservation arrêtées avec l'établissement, qui reste responsable du traitement, puis appliquées.
